Sistem Informasi Yang Medukung (ERP,SCM,CRM)

Sistem Pemrosesan Transaksi :
 
Sistem Pemrosesan Transaksi atau Transaction Processing System adalah bagian dari sistem informasi yang merupakan sebuah sistem yang menjalankan dan mencatat transaksi rutin harian yang diperlukan untuk menjalankan bisnis. Contohnya adalah seperti memasukkan pesananpenjualan , pemesanan hotel , penggajian , pencatatan karyawan dan pengiriman

Tujuan utama dari sistem pada tingkat ini adalah untuk menjawab pertanyaan rutin dan melacak arus transaksi yang melalui organisasi. Pada tingkat operasional, tugas, sumber daya, dan tujuan ditentukan sebelumnya dan sangat terstruktur. Keputusan untuk memberikan kredit kepada pelanggan, contohnya, dilakukan oleh pengawas tingkat yang lebih rendah sesuai dengan kriteria yang telah ditetapkan sebelumnya. Yang harus ditentukan adalah apakah pelanggan memenuhi kriteria.

Manajer butuh sistem untuk memonitor status operasional internal dan hubungan perusahaan dengan lingkungan eksternal.Sistem Pemrosesan Transaksi juga merupakan pembuat utama informasi bagi jenis sistem lainnya.Sistem Pemrosesan transaksi seringkali sangat penting bagi bisnis sehingga kegagalan sistem selama beberapa jam dapat mengakibatkan kejatuhan perusahaan dan mungkin perusahaan lain yang berhubungan dengannya.

Sistem Informasi Area Fungsional :

Sistem informasi fungsional adalah sistem informasi yang memberikan  informasi kepada kelompok / orang pada bagian tertentu dalam sebuah perusahaan ada beberapa jenis informasi fungsional , yaitu :

·         Sistem Informasi akutansi

1. Menyediakan informasi yang terekam dan melaporkan transaksi dalam perusahaan
2. Sistem Informasi Keuangan
3. Mencakup semua transaksi keuangan dan kontrol terhadap sumber daya keuangan
4. Sistem informasi manufaktur
5. Menganduk perencanaan, kontrol dan pemecahan masalah yang memiliki hubungan dengan barang/jasa yang dihasilkan
6. Sistem informasi pemasaran 
7. Menyelesaikan aktifitas pemasaran
8. Sistem informasi Sumber daya manusia
9. Aktivitas manajemen personalia

Sistem Infromasi Akuntasi

Menurut Wilkimon , 2000 . Sistem informasi ankutansi merupakan kerangka pemgkordinasian sumber daya ( data, material, peralatan, supplier, oersonal dan biaya ) untuk mengkonversi input berupa data elektronik yang menjadi keluaran berupa informasi keuangan yang digunakan untuk melaksanakan kegiatan suatu entitas.

Dari pengertian tersebut dapat disimpulkan :

o   Sistem informasi akutansi melakukan proses pengumpulan, pengolahan data, analisa dan menghasilkan sebuah laporan keuangan

o   Sistem informasi ankutansi lebih ke data dari pada yang bersifat historis karena sistem informasi akutansi mencari  nilai

o   Yang menjadi pemakai informasi keuangan sistem informasi akutansi yaitu pihak dalam perusahaan, terutama manajemen dan pihak luar yang berkepentingan

Proses Sistem Informasi Akutansi

Proses Transaksi

o   Pertukaran nilai ( dari pemberi data ke bagian keuangan )

o   Sistem informasi akutansi berperan mengatur dan mengoprasionalkan semua aktivitas perusahaan

Pemrosesan Tranksaksi

o   Membantu pengambilan keputusan yang dilaksanakan oleh aktivitas.

Tugas – tugas dasar dari sistem informasi akutansi yaitu:

·         Pengumpulan data

·         Manipulasi/ pemrosesan data

•  Klarifikasi
•  Pengurutan 
•  Perhitungan
• Pengihtisaran
• Manajemen data
• Pengendalian data
• Penyimpanan Dokumen

Sistem Informasi Keuangan

Sistem informasi keuangan berfungsi menyediakan informasi mengenai masalah keuangan. Data keuangan berasal dari sumber internal dan eksternal.

Dalam sistem informasi keuangan terdapat beberaoa subsistem, Yaitu :

1. Subsistem inteljen yang berfungsi mencari dana/menambah dana dari sumber yang sehat ( tidak bermasalah)
2. Subsistem audit yang memeriksa catatan keuangan untuk menguji keuangan 
3. Subsistem informasi akutansi berhubungan dengan keuangan perusahaan
4. Subsistem peramalan yang memproyeksikan keuntungan ( auditor internal dan eksternal)\
5. Dalam sistem informasi keuangan terdapat manajemen dana yang mengatur agar dana tetap stabil dan mengelolah kas sehingga memiliki manfaat yang tinggi. Selain itu juga ada pengendalian dana supaya dana yang dikeluarkan tidak terlalu besar
6. Dalam melaksanakan oengaturan anggaran ada beberapa proses yang dilalui, yang pertama akan dilakukan peramalan berapa kira – kira dana yang akan dipakai, kemudian laporan tersebut berlanjut ke bagian manajer puncak menerima laporan dan dilaksanakan model perencanaan sumber daya yang kemudian sampai pada manajer masing – masing bidang dan kemudian kembali ke manajer puncak yang menentukan anggaran operasi akhir

Sistem Informasi Manufaktur

Sistem informasi manufaktur terdiri dari :

Subsistem Input
-Informasi akutansi -> Menyediakan data input
-Subsistem rekayasa industri -> Proses produksi agar lebih efisien
-Subsistem inteljen Manufaktur -> menyediakan data yang berasal dari luar

Subsistem output
-Subsistem produksi
-Subsistem penyediaan
-Subsistem kualitas

Model sistem manufaktur ada 2, yaitu :

1.Subsistem Input
-Subsistem industrial enginering
-Sistem informasi akutansi
-Subsistem inteljen manufaktur

2.Subsistem Output
-Subsistem produksi
-Subsistem persediaan
-Subsistem kualitas

Sistem Informasi Pemasaran

Sistem informasi pemasaran (SIP) terdiri dari manusia, peralatan, dan prosedur untuk mengumpulkan, mengatur, menganalisis, mengevaluasi, dan mendistribusikan informasi yang dibutuhkan, tepat waktu, dan akurat kepada pembuat keputusan pemasaran.

Menilai Kebutuhan Informasi

Sistem informasi pemasaran yang baik menyeimbangkan informasi yang diinginkan oleh manajer dengan apa yang sebenarnya mereka butuhkan dan apa yang layak untuk ditawarkan. SIP harus mengamati lingkungan pemasaran agar dapat menyediakan, bagi pengambil keputusan, informasi yang harus mereka ketahui untuk mengambil keputusan penting dalam bidang,pemasaran

Mengembangkan Informasi

Informasi yang dibutuhkan oleh manajer pemasaran dapat diperoleh dari catatan internal perusahaan, pengetahuan pemasaran, dan riset pemasaran. Sistem analisis informasi kemudian memproses informasi ini untuk membuatnya lebih bermanfaat bagi manjer.

Pengetahuan Pemasaran

Pengetahuan pemasaran adalah informasi sehari-hari mengenai perkembangan dilingkungan pemasaran yang membantu manajer menyiapkan dan menyesuaikan rencana pemasaran. Sistem pengetahuan pemasaran menetapkan pengetahuan apa yang dibutuhklan, mengumpulkannya dengan mencari dalam lingkungan, dan menyampaikan kepada manajer.

Riset Pemasaran

Riset pemasaran sebagai fungsi yang menghubungkan pemasar dengan konsumen, pelanggan, dan publik lewat informasi. Informasi itu dipergunakan untuk mengetahui dan menentukan peluang serta masalah pemasaran, untuk menghasilkan, mempertajam, dan mengevaluasi tindakan pemasaran, untuk memantau kinerja pemasaran dan memperbaiki pemahaman mengenai proses pemasaran.

Peneliti pemasaran terlibat dalam berbagai macam aktivitas, dari telaah potensi pasar dan pangsa pasar, untuk menilai kepuasan pelanggan dan tingkah laku membeli, untuk mempelajari aktivitas penetapan harga, produk, distribusi, dan promosi

 

Analisis Kebutuhan Fungsional Sistem Informasi

Dengan menggunakan sistem informasi ini maka data-data dari surat keluar, surat masuk, proposal kegiatan, laporan kegiatan dimasukkan kedalam sistem informasi, demikian pula dengan softcopy dari surat keluar, proposal kegiatan, dan laporan kegiatan disimpan ke dalam database dari sistem informasi ini, sedangkan untuk surat masuk file yang disimpan merupakan hasil dari scanning dengan menggunakan scanner terhadap surat tersebut.

 

Data yang diinputkan untuk system informasi surat masuk dan keluar yaitu: nomer surat, perihal surat, tujuan surat, ringkasan isi surat.

Sedangkan untuk proposal dan laporan kegiatan data yang dimasukkan yaitu berupa tangal persetujuan, nama kegiatan, disetujui oleh, dan file atau softcopy dari proposal dan laporan kegiatan tersebut.

 

Bagi pihak eksekutif hasil dari sistem informasi ini adalah data dari surat masuk, surat keluar yang berupa nomer surat, perihal, lampiran, tujuan surat, dan ringkasan isi surat, softcopy dari data tersebut, serta data penunjang lainnya.

Sedangkan untuk proposal dan laporan kegitan, hasil dari sistem informasi ini merupakan tanggal persetujuan, nama kegitan, disetujui oleh (penandatangan proposal kegiatan dan atau laporan kegiatan), dan softcopy dari data yang bersangkutan.

Enterprise Resource Planning : 

ERP system adalah sistem informasi yang diperuntukan untuk perusahaan manufaktur, distribusi maupun jasa yang berperan mengintegrasikan segala aspek operasi.
Sejarah ERP, dimulai dari MRP (Material Requirement Planning) yang dimulai pada perang dunia 1, lalu berkembang menjadi MRP II (Manufacturing Resource Planning).
Modul yang terdapat di ERP adalah :

1. Manufacturing
Pada modul Manufacturing, cakupannya meliputi Material Manajemen (Production Planning and Control) sampai pembuatan Finished Goods

2. Supply Chain Management
Pada modul Supply Chain Management, cakupannya meliputi Logistic/Warehouse Management (pembelian barang sampai dengan sales distribution)

3. Finance
Setiap proses akan berujung pada laporan keuangan, maka modul Finance merupakan ujung dari setiap modul, artinya semua proses yang berhubungan dengan keuangan akan terbentuk jurnal otomatis pada modul finance

Di dalam dunia IT kita mengenal database, yaitu kumpulan data yang tersimpan secara sistematis di dalam perangkat komputer dan dapat diolah menggunakan program aplikasi untuk menghasilkan informasi. ERP pada umumnya menggunakan single database agar lebih mudah melihat informasi secara real time dan terupdate.

Pada awal tahun 2000, ERP dianggap sebagai aplikasi yang sudah sempurna dan besar. Saat ini aplikasi ERP dilengkapi dengan Customer Relationship Management (CRM), Project Management dan Aplikasi HRD. Sehingga bisa dibilang, perkembangan dunia IT sangat cepat.

Customer Relationship Management :

Apa itu CRM?

CRM memiliki banyak sekali definisi dan pengertian saat ini, diantaranya adalah :

 

1. CRM merupakan sebuah singkatan yang populer bagi orang-orang marketing maupun sales, yaitu Customer Relationship Management dan jika di-bahasa Indonesia-kan kurang lebih menjadi MHP atau Manajemen Hubungan Pelanggan. Penjelasan per katanya adalah sebagai berikut: Yang pertama adalah customer atau pelanggan dimana dalam kamus bahasa Inggris memiliki arti seseorang yang secara teratur atau berulang kali melakukan pembelian kepada seorang pedagang. Pelanggan di sini berarti orangnya, sedangkan di dalam definisi ini tidak diungkapkan mengenai mahal murah, kepuasan, pembelian, dsb. Untuk kata kedua, yaitu relationship atau pelanggan mengacu pada komunikasi dua arah antara pembeli dengan penjual. Dan untuk kata terakhir yaitu manajemen, secara luas (tanpa menyinggung tentang detail bagaimana mengelola sesuatu) berarti pengelolaan. Kesimpulan dari keseluruhan definisi sebelumnya, jika digabungkan semua kira-kira akan menjadi ‘suatu pengelolaan hubungan dua arah antara perusahaan dengan pelanggan dari perusahaan tersebut’.

2. Seiring perkembangannya, CRM juga bisa diartikan sebagai sebuah istilah industri TI untuk perangkat lunak/software, strategi, metodologi dan atau aplikasi berbasi web lain yang digunakan untuk membantu perusahaan dalam mengelola hubungannya dengan pelanggan.

3. CRM juga bisa dikatakan sebagai sebuah metode usaha dari perusahaan dalam menjaga pelanggan agar tidak lari ke pesaing lain dengan cara melakukan segala macam bentuk interaksi seperti lewat e-mail, telepon, situs, serta hasil komunikasi dengan staf marketing atau sales.

4. CRM diartikan sebagai rangkaian kegiatan sistematik terkelola yang dilakukan untuk semakin menarik perhatian, memahami, dan mempertahankan kesetiaan pelanggan yang menguntungkan (disebut sebagai most profitable customer) agar makin tercapai pertumbuhan perusahaan yang amat sehat.

5. CRM adalah strategi bisnis perusahaan yang memungkinkan perusahaan itu mengelola hubungannya dengan para pelanggan secara efektif.

Jika Anda masih bingung maka tak perlu khawatir sebab memang tidak mudah mendefinisikan arti dari CRM. Hal tersebut dikarenakan CRM memiliki cakupan sangat luas terhadap kegiatan marketing maupun sales dan hal tersebut pada akhirnya menjadi suatu bagian dari knowledge management atau manajemen pengetahuan dari perusahaan tersebut.

Lalu apa kaitannya dengan teknologi komputer (TI) pada umumnya? Meski bukan menjadi bagian yang pertama, tetapi teknologi komputer tetap menjadi hal penting karena TI dipakai untuk mengelola banyaknya informasi yang telah dikumpulkan sehingga tanpa TI, CRM akan lumpuh.  

Keuntungan atau Manfaat CRM

Terdapat banyak pendapat mengenai apa saja keuntungan atau manfaat dari CRM, seperti:

 

1. Penggunannya CRM mempunyai banyak manfaat bagi peningkatan nilai suatu perusahaan:

* Meningkatkan kesetiaan pelanggan

Dengan aplikasi CRM memungkinkan bagi perusahaan untuk memakai semua informasi yang berhasil dikumpulkan dari berbagai sumber dengan pelanggan seperti melalui call center, web, layanan di lapangan, dan staf pemasaran. Penerimaan informasi yang konsisten ini memungkinkan pelayanan serta penjualan yang lebih baik berkat berbagai macam informasi penting tentang para pelanggan tersebut.

 

 * Mengurangi biaya

CRM yang dituangkan dalam sebuah skema program pemasaran yang terfokus serta spesifik memungkinkan perusahaan memakai biaya yang lebih murah dalam pelayanan serta penjualan yang tertuju ke pelanggan yang tepat dalam waktu yang tepat juga.

 

* Kegiatan operasional semakin efisien

Semakin berkurang beban arus kas dan resiko turunnya kualitas pelayanan ke pelanggan berkat otomasi proses layanan dan penjualan. Contohnya pemakaian teknologi call center serta web dapat mengurangi hambatan proses administratif, biaya, maupun birokrasi yang bisa saja muncul.

 

* Time to market meningkat

Berkat aplikasi CRM yang memungkinkan terkumpulnya data trend pembelian dan informasi dari pelanggan akan mempercepat produk masuk ke pasar.

 

* Pendapatan meningkat

Informasi yang didapat dari aplikasi CRM dapat meningkatkan keuntungan serta pendapatan perusahaan. Misalnya perusahaan dapat melakukan penjualan secara global melalui website tanpa perlu melakukan upaya khusus untuk mendukung kegiatan pelayanan serta penjualan tersebut.

2. Penggunaan CRM membantu perusahaan dalam membuat produk baru yang didasarkan pada pengetahuan mengenai dinamika yang ada di pasar, keinginan pelanggan, dan pesaing lain. Hal ini bisa dilakukan dengan cara:

 

* Menjaga kesetiaan pelanggan yang telah ada dan tetap menarik pelanggan baru

 

* Respon cepat ke pelanggan

 

* Melihat lalu mendapatkan peluang

 

* Menawarkan produk lain yang sekiranya dibutuhkan pelanggan berdasarkan pembelian yang 

 dilakukan (cross selling)

 

* Penawaran status yang lebih tinggi ke pelanggan melalui upgrading, misal silver card versus gold card.

 

* Otomasi proses untuk peningkatan efisiensi

 

* Mencegah penipuan dengan identifikasi kebiasaan para pelanggan

 

* Penyimpanan data pelanggan dalam satu sistem tertentu untuk mengurangi resiko operasional.

3. Perusahaan yang memakai konsep CRM mendapatkan manfaat sebagai berikut:

 

* Menjaga kesetiaan pelanggan yang telah ada dan menarik pelanggan baru

 

* Menawarkan produk lain yang sekiranya dibutuhkan pelanggan berdasarkan pembelian yang 

dilakukan (cross selling)

 

* Penawaran status yang lebih tinggi ke pelanggan melalui upgrading

 

* Respon cepat ke pelanggan, dsb.

 

 

Supply Chain Management :

Pengertian Supply Chain Management (Manajemen Rantai Pasokan) – Dalam Industri Manufakturing, Kegiatan Utamanya adalah mengkonversikan berbagai bahan mentah serta bahan-bahan pendukungnya menjadi barang jadi dan mendistribusikannya kepada pelanggan. Dengan menjalankannya kegiatan tersebut, maka apa yang disebut dengan Supply Chain atau Rantai Pasokan pada dasarnya telah terbentuk. Namun bagi sebuah perusahaan manufakturing, kegiatan Supply chain atau Rantai Pasokan ini perlu dijalankan dengan efektif dan efisien sehingga diperlukan Manajemen yang Profesional dalam pelaksanaannya. Manajemen tersebut biasanya disebut dengan Manajemen Rantai Pasokan atau Supply Chain Management yang sering disingkat dengan singkatan SCM.

Jika didefinisikan secara lengkap, maka Supply Chain Management (SCM) atau Manajemen Rantai Pasokan adalah serangkaian kegiatan yang meliputi Koordinasi, penjadwalan dan pengendalian terhadap pengadaan, produksi, persediaan dan pengiriman produk ataupun layanan jasa kepada pelanggan yang mencakup administasi harian, operasi, logistik dan pengolahan informasi mulai dari pelanggan hingga ke pemasok.

Sedangkan untuk definisi lainnya yang lebih sederhana, Supply Chain Management atau Manajemen Rantai Pasokan adalah Mekanisme yang menghubungkan semua pihak yang bersangkutan dan kegiatan yang terlibat dalam mengkonversikan bahan mentah menjadi barang jadi. Pihak yang bersangkutan ataupun kegiatan yang dimaksud tersebut bertanggung jawab untuk memberikan barang-barang jadi hasil produksi kepada pelanggan pada waktu dan tempat yang tepat dengan cara yang paling efisien.

Jadi pada dasarnya, Supply Chain Management atau Manajemen Rantai Pasokan merupakan cabang manajemen yang melibatkan Pemasok, Pabrik atau Manufakturer, penyedia logistik dan tentunya yang paling adalah pelanggan.

Proses Manajemen Rantai Pasokan
Berikut ini adalah Proses Manajemen Rantai Pasokan yang dilibatkan dalam Manajemen Rantai Pasokan atau Supply Change Magement (SCM) ini.
 

Pelanggan (Customer)
Pada sebagian besar industri Manufakturing, Pelanggan atau customer merupakan mata rantai pertama yang memberikan pesanan (order), terutama pada perusahaan yang berorientasi OEM (Original Equipment Manufacturer). Pelanggan memutuskan untuk membeli produk yang ditawarkan oleh perusahaan yang bersangkutan dengan menghubungi departemen penjualan (sales) perusahaan tersebut. Informasi penting yang terdapat dalam pesanan tersebut diantaranya seperti Tanggal Pengiriman Produk dan Jumlah yang diinginkan untuk Produk yang dipesannya.
 

Perencanaan (Planning)
Setelah Pelanggan membuat pesanan yang diinginkannya, departemen Perencanaan (Planning Dept) akan mempersiapkan Perencanaan Produksi untuk memproduksi produk yang dibutuhkan oleh Pelanggan. Pada tahap ini, Departemen Perencanaan juga menyadari akan adanya kebutuhan terhadap bahan mentah dan bahan-bahan pendukungnya.
 

Pembelian (Purchasing)
Setelah menerima Perencanaan Produksi, dalam hal ini adalah kebutuhan terhadap bahan mentah dan bahan-bahan pendukungnya, Departemen Pembelian atau Purchasing Department akan melakukan pemesanan bahan mentah dan bahan pendukungnya serta menetapkan tanggal penerimaan dan jumlah  yang dibutuhkan.
 

Persediaan (Inventory) 

Bahan mentah dan bahan pendukung yang telah diterima oleh pabrik akan diperiksa kualitas dan ketepatan jumlahnya kemudian disimpan di dalam Gudang untuk kebutuhan produksi.
 

Produksi (Production) 

Bagian Produksi akan menggunakan bahan mentah dan bahan pendukung yang dipasok oleh pemasok tersebut untuk melakukan proses produksi hingga menghasilkan barang jadi yang dibutuhkan oleh pelanggan.  Barang Jadi yang telah diproduksi ini kemudian dimasukan ke gudang dan siap untuk dikirimkan ke pelanggan sesuai dengan jadwal yang ditentukan.
 

Transportasi (Transportation)
Departement Pengiriman atau Shipping Department akan mengatur waktu keberangkatan barang jadi (Finished Products) yang di Gudang tersebut sesuai dengan jadwal yang diinginkan oleh pelanggan.

 

 

 

sumber : https://id.wikipedia.org/wiki/Sistem_pemrosesan_transaksi
               https://blog.indonesiancloud.com/2014/09/28/enterprise-resource-planning-erp-dan-cloud-computing/#.Wf_TwmOxrIU
               http://melkyfg.blogspot.co.id/2016/10/pengertian-sistem-informasi-fungsional.html
               http://www.olsera.com/id/blog/crm-dan-manfaatnya/72 
               http://ilmumanajemenindustri.com/pengertian-supply-chain-management-manajemen-rantai-pasokan/